MANUAL: CUENTA CORRIENTE PREPAGA

¿Qué es Cuenta Corriente Prepaga?

Es un módulo nuevo de Cuenta Corriente que permite llevar la Cuenta Corriente de los combustibles en litros y por separado de los artículos varios. Permite a los clientes realizar pagos en pesos por adelantado y registrar en su cuenta corriente saldo en litros de los combustibles de su preferencia. Dichos combustibles pueden ser debitados en litros mediante remitos en cualquier momento permitiendo también girar en descubierto hasta cierto límite que es configurable.

Además, se incorporan reportes que permiten visualizar de forma sencilla los movimientos de litros que sufrió una cuenta corriente prepaga y los litros totales que el cliente tiene en su haber. También existe la posibilidad de realizar ajustes de saldos y visualizar los registros de auditoría asociados a las acciones del nuevo módulo.

¿Cómo empiezo a usar Cuenta Corriente Prepaga?

Este manual enumera los pasos necesarios para habilitar cuenta corriente prepaga a un cliente, asignarle saldo de litros mediante la carga de una factura prepaga, cómo emitir remitos de combustibles y artículos varios y cómo facturar dichos artículos varios remitidos, la manera en que el sistema permite realizar ajustes de saldo en la cuenta corriente prepaga y la visualización de reportes. Estos son los aspectos fundamentales para poder utilizar el módulo. El mismo cuenta con una interfaz intuitiva que no presentará dificultades para aprender a usarlo.

Se recomienda la facturación de los remitos pendientes por facturar antes de habilitar la cuenta corriente prepaga a un cliente. 

Cuenta Corriente Prepaga

Para utilizar la funcionalidad de Cuenta Corriente Prepaga con un cliente es necesario acceder al ABM de Clientes y en la pestaña Cta Cte Prepaga se puede habilitar y posteriormente gestionar. Para que el sistema pueda permitir tal operación, es necesario que el cliente tenga habilitada la Cuenta Corriente y también la misma debe tener habilitada la opción de Playa y Combustibles.

Esto puede realizarse tanto para un cliente preexistente como para uno nuevo. 

A partir de que un cliente tiene habilitada la Cuenta Corriente Prepaga, todos los combustibles que figuren en los posteriores remitos serán debitados en litros de dicha cuenta. Por otro lado, los artículos varios que se remitan serán llevados en la Cuenta Corriente tradicional como siempre ha sido. Esta diversificación no representará un problema para quien administre el sistema ya que el mismo se encargará de detectar qué productos son combustibles, y en consecuencia son gestionados a través de CCP y cuáles de ellos no. Al momento de facturar los remitos. Las facturas incluirán únicamente los ítems pendientes de cobrar.

En el caso de que se habilite Cuenta Corriente Prepaga para un cliente que previamente tenga remitos sin facturar de combustibles, al momento de facturar dichos remitos, los combustibles asociados también se facturarán. El módulo de Cuenta Corriente Prepaga afecta el manejo de los combustibles en remitos posteriormente a su habilitación y nunca retroactivamente.

Habilitación de Cuenta Corriente Prepaga en el alta de un nuevo cliente

Límite Descubierto en Litros

El límite descubierto en litros representa los litros que el cliente podrá girar en descubierto al momento de realizar un remito. Este valor es global entre todos los combustibles.

Estableciendo el límite descubierto 100  en litros, este cliente podrá girar en descubierto hasta 100 litros entre todos los combustibles registrados en el sistema.

Crear una Factura Prepaga

Crear una Factura Prepaga es tan simple como crear una factura fiscal. Desde el BackOffice, al cargar una factura y elegir un cliente que tiene habilitada Cuenta Corriente Prepaga; el sistema detectará automáticamente esta configuración y preguntará al usuario si desea registrar una Factura Prepaga o no. En el caso de elegir una factura prepaga, sólo podrán cargarse combustibles y éstos afectarán (en litros) el saldo de la cuenta corriente prepaga. Todas las facturas prepagas tendrán como forma de pago Cuenta Corriente. Sin embargo, como su nombre lo indica, el concepto de Factura Prepaga es que el cliente realice el pago de los combustibles por adelantado. Por ello es que el sistema luego de generar una factura prepaga le preguntará al usuario si desea generar un recibo contra pago. El mismo estará automáticamente asociado a la factura recientemente cargada.

La factura prepaga a diferencia de una factura tradicional no admite la carga de artículos varios y permite exclusivamente la facturación de combustibles.

Este proceso además de ser simple para el usuario administrador, genera los registros correspondientes en los reportes de Cuenta Corriente y de Cuenta Corriente Prepaga (que se abordarán más adelante). También, genera los movimientos de auditoría correspondientes con las fechas y usuarios asociados.

Creación de una Factura Prepaga y posterior carga de Recibo

Crear un Remito

La creación de un remito no difiere de cómo se realizaban los remitos anteriormente en el sistema. Se incorpora la posibilidad de visualizar el estado de la Cuenta Corriente Prepaga del cliente para que se tenga un control mayor de cuántos litros tiene disponible el cliente de cada combustible. También se indica la cantidad de litros que puede girar en descubierto.

El sistema realiza comprobaciones para no permitir remitos que superen los litros de crédito descubierto disponibles del cliente. El remito puede incluir combustibles como artículos varios. Como es habitual, los artículos varios de un cliente que tiene Cuenta Corriente Prepaga pueden ser facturados desde el menú de BackOffice de Facturación de Remitos.

Creación de un Remito de combustibles

Creación de un Remito de combustibles y artículos varios

Facturación de Remitos

Al facturar un remito en el que hay combustibles saldados por la cuenta corriente prepaga, ocurrirá que el sistema sólo tendrá en cuenta para la factura aquellos ítems no saldados. En todos los casos estos ítems no saldados corresponderán a artículos varios. El usuario administrador no deberá hacer nada especial en el sistema para excluir a los combustibles ya que automáticamente serán detectados como saldados y quedarán fuera de la facturación. En el resumen del remito sí podrán visualizarse dichos combustibles saldados pero con la observación de que han sido saldados por Cta Cte Prepaga.

Realizar ajustes de saldo

El módulo de cuenta corriente prepaga permite realizar los movimientos de crédito y débito de litros mediante facturas prepagas y remitos respectivamente. Sin embargo, si se desean registrar Ingresos de litros y Salida de litros por fuera de las operaciones anteriormente mencionadas también es posible. Un ajuste de saldo además de impactar positiva o negativamente en los litros del combustible seleccionado para un cliente también genera el movimiento de cuenta respaldatorio que posteriormente se podrá visualizar en el reporte de cuenta corriente en litros. Además, el formulario que permite realizar los movimientos de saldo cuenta con la posibilidad de visualizar cuánto dinero equivalen los litros que se están por registrar de manera que se disponga de toda la información necesaria para realizar el ajuste.

Realización de ajuste de saldo de ingreso y de salida de litros. El sistema permite además establecer el motivo del ajuste que será visualizado en el reporte.

Visualización de reportes

Al habilitar la cuenta corriente prepaga a un cliente. El reporte de cuenta corriente incorpora una tabla con el saldo total en litros de los combustibles. También incorpora la valoración de dichos litros a pesos al precio de cartel actual a modo de referencia.

Por otro lado, un nuevo reporte se incorpora. El reporte de cuenta corriente (en litros). Este reporte es un histórico del detalle de movimientos de la cuenta corriente en litros. Incorpora cada ingreso y salida de litros y el saldo resultante tras dicho movimiento.